Mühelos zu strukturierten digitalen Kunden-, Lieferanten- und Projektakten
Mit unserer Digitalisierungs- und Automatisierungslösung entstehen Ihre digitalen Kunden-, Lieferanten- und Projektakten automatisch im Hintergrund, ganz ohne Mehraufwand!
Während Sie einfach wie gewohnt in Ihren ERP- und Officeanwendungen weiterarbeiten, sammeln, sortieren und gruppieren wir die entstandenen Dokumente, E-Mails und Dateien zu zentralen, digitalen Akten, auf die Sie einfach und schnell von überall zugreifen können.
Aber auch die weit verbreitete „Pseudo-Digitalisierung“ hilft nicht wirklich weiter.
Was bringt es denn, wenn man statt Papier PDF-Dokumente, E-Mails und Dateien manuell in mehr oder weniger strukturierten dezentralen Ablageorten speichert, teils im ERP, oder im Outlook, oder in Teams, oder auf dem Fileserver, oder im Office365 etc.?
Nichts! Das ist kontraproduktiv!
Sie wissen um die Probleme mit Papierakten:
Drucken, sortieren, heften, lochen, teils mehrfach in Aktenordnern ablegen, aufwendige Suche... Das ist absolut nicht mehr zeitgemäß.
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Trotz aufwendiger Ablage mit „sprechenden Dateinamen“ in zerklüfteten Verzeichnisstrukturen oder Anwendungsordnern, dauert die spätere Suche nach Dokumenten oftmals länger als vorher!
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Vor der eigentlichen Suche steht nämlich dann zunächst die Frage, wo bzw. in welchen Anwendungen die gewünschten Dokumente und Informationen überhaupt abgelegt wurden.
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Erst dann kann man sich durch die unterschiedliche Speicherorte und Strukturen kämpfen, um dann hoffentlich bald an die gewünschten Kunden-/Lieferanten oder Projektakten zu kommen.
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Hat man dann endlich „alles?“ gefunden, stellt sich heraus, dass die Informationen unvollständig sind, weil so mancher Mitarbeiter nicht sauber und konsequent genug abgelegt hat. Das kann im Nachgang richtig Zeit und vor allem auch Geld kosten!
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Zudem ist man trotz „Pseudo-Digitalisierung“ gezwungen, weiterhin die aufbewahrungspflichtigen Dokumente in Papierform abzulegen, da die o. g. Speicherorte i.d.R. nicht wie vom Gesetzgeber vorgegeben revisionssicher sind!
Die Lösung: Zentrale digitale Kunden-, Lieferanten- und Projektakten, ganz ohne Mehraufwand!
Mit unserer Digitalisierungs- und Automatisierungslösung auf Basis DocuWare und InnoLinkService sammeln, sortieren und gruppieren wir im Hintergrund all Ihre ERP-Belege, Dokumente, E-Mails und Dateien weitgehend automatisch zu digitalen Akten und speichern diese für Sie revisionssicher an EINEM zentralen Ort!
Vergessen Sie
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die aufwendigen Papierablage,
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das manuellen Speichern von Informationen in irgendwelchen Anwendungen,
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schlecht strukturierten und unvollständige Akten,
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zeitfressende Suchen im Irgendwo.
Setzen Sie stattdessen auf zentrale digitale Akten,
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die weitgehend automatisch im Hintergrund entstehen, während Sie wie üblich weiter arbeiten,
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in denen Sie alle gewünschten Informationen blitzschnell finden,
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24/7 von überall abrufen können,
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egal ob am PC oder via Tablet oder Handy.
Mit unserer digitalen Kunden-, Lieferanten- und Projektakte haben Sie alle wichtigen Informationen sofort zur Hand. So verbessern Sie die Effizienz in den meisten Abteilungen nachvollziehbar bzw. „nachrechenbar“! Es lohnt sich!
Alle Funktionen im Überblick
Unsere digitalen Akten bieten Ihnen eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen maximale Transparenz schaffen, bei gleichzeitig weniger Zeit- und Personalaufwand.
Automatisierte Ablagen
Schluss mit aufwendige Papier- und Dateiablage!
Während Sie wie gewohnt mit Ihren Anwendungen Dokumente,
E-Mails und Dateien erzeugen, legen wir diese im Hintergrund automatisch und revisionssicher in strukturierten digitalen Akten ab.
Zentrale & papierlose digitale Akten
Alle Dokumente, E-Mails und Dateien zu Kunden, Lieferanten und Projekten sind an einem Ort zentral gespeichert und jedem Berechtigten jederzeit zugänglich.
Optimaler Zugriff
Greifen Sie einfach direkt aus Ihrem ERP, CRM, Fibu oder auch Outlook auf Ihre digitalen Akten zu Kunden, Lieferanten und Projekten zu.
Ein Mausklick genügt und es öffnet sich die digitale Akte zu dem am Bildschirm angezeigten Vorgang.
Weitere
Zugriffsmöglichkeiten
Egal ob am PC oder am Handy, egal ob mobil über App, über Webclient, oder über Windows Explorer.
Ihre digitalen Akten und Dokumente sind immer schnell und einfach erreichbar!
Informationen "abonnieren“
Bleiben Sie auf dem Laufenden! "Abonnieren" Sie ganz einfach von Ihnen benötigte Informationen und Dateien.
Neuigkeiten bekommen Sie dann in übersichtlichen Listen oder per
E-Mailbenachrichtigung!
Volltext- und Index-Suche
"googeln" Sie in Ihrem zentralen Informationspool. Einfach die Suchbegriffe in die Volltextsuche eingeben und sofort erscheint eine Trefferliste mit allen Dokumenten, E-mails und Dateien, die diese Begriffe enthalten! Einfacher geht es nicht!
Vertrieb, Einkauf, Projektteams - alle profitieren von digitalen Akten!
Egal in welcher Abteilung Sie tätig sind, egal mit welchen Anwendungen Sie arbeiten - die digitalen Akten zu Ihren Kunden, Lieferanten und Projekten sind zukünftig nur einen Mausklick von Ihnen entfernt!
Unsere zufriedenen DocuWare-Kunden:
Unser Umsetzungsplan mit Erfolgsgarantie
In nur 4 Wochen mit digitalen Akten durchstarten
1
Woche 1:
Live-Demo
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Sie sagen uns, mit welchen Anwendungen sie arbeiten und
wie Ihre Akten bisher strukturiert sind. Dann zeigen wir Ihnen in einer Live-Demo beispielhaft, wie sich zukünftig Ihre digitalen Akten automatisch im Hintergrund bilden können und wie Sie blitzschnell darauf zugreifen können. Wenn Sie unsere Lösung ansprechend finden, erhalten Sie ein individuelles Angebot dazu.
2
Woche 2:
Consulting
Wenn Sie uns den Auftrag erteilen, führen wir mit Ihnen zusammen einen Workshop durch, bei dem wir Ihre Wünsche und Anforderungen individuell dokumentieren und gemeinsam mit Ihnen die ersten Digitalisierungsschritte definieren.
3
Woche 3:
Installation & Konfiguration
In Woche 3 binden wir Ihre ERP- und E-Mail-System an Ihre zukünftigen digitalen Akten an und definieren die zugehörigen Such- und Ablagemasken, sowie die Hintergrundprozesse, die dafür sorgen, dass sich Ihre Kunden-Lieferanten- und Projektakten automatisch bilden.
4
Woche 4:
Testlauf & Echtbetrieb
Nun kann der Testlauf starten. Sie arbeiten nahezu unverändert in Ihrem ERP, Outlook etc. weiter und als Ergebnis davon erhalten Sie automatisch Ihre digitalen Akten, die genau so strukturiert sind, wie Sie sich das vorgestellt haben. Natürlich erhalten Sie in Woche 4 auch eine kurze Schulung und Einweisung von etwa 1-2 Stunden. Das ist völlig ausreichend. Danach können Sie direkt loslegen und bereits nach einer Woche in den Echtbetrieb wechseln.
Ein Ausblick auf die Zukunft Ihres Unternehmens:
Digitale Akten bilden automatisch im Hintergrund, während Sie wie gewohnt mit Ihren Anwendungen arbeiten.
Alle Abteilungen arbeiten effizienter, Durchlaufzeiten verkürzen sich, Informationen
und Dokumente sind immer da, wo Sie diese gerade benötigen!
Das macht Zeit frei!
Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und erzielen bessere Ergebnisse!
Ihre Kunden schätzen den schnelleren und besseren Service.
Ihr Unternehmen profitiert von einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit und mehr Umsatzchancen!
Machen Sie Ihren Traum zur Realität!
Diese Erfolgsgeschichte war für mich Anlass, das Thema Digitalisierung in Unternehmen zu meiner Lebensaufgabe zu machen und das erarbeitete Wissen weiterzugeben.
Mittlerweile profitieren all unsere Kunden, egal ob 10 oder 10.000 Mitarbeiter, teilweise schon seit über 20 Jahren von bis zu 90% geringeren Such-, Ablage- und Verarbeitungszeiten, bei gleichzeitig mehr Klarheit, Transparenz und Performance in ihren Prozessen.
Auch Ihr Unternehmen kann das schaffen!
Unsere Mission: Digitalisierung vorantreiben
Ich bin Reinhard Amann.
Bereits vor 25 Jahren wurde mein Unternehmen von der Papier- & Informationsflut überrollt. Es fehlte an Transparenz, Fehler wurden häufiger und langsam verloren wir die Kontrolle. Wir verbrannten immer mehr Zeit und Geld und der Frust bei unseren Mitarbeitern wurde zunehmend größer.
Uns war klar: Wir mussten Dokumente und Prozesse digitalisieren. Am wichtigsten war es jedoch, auch die Mitarbeiter mit ins digitale Zeitalter zu nehmen und zu unterstützen. So schafften wir es binnen weniger Monate, Papier weitgehend aus unserem Büro zu verbannen, Ordnung und Transparenz in unsere Informationsverarbeitung zu bringen und wieder Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben zu haben.
Digitalisieren Sie jetzt Ihr Kunden-, Lieferanten- und Projektakten mit DocuWare
Buchen Sie ein kostenloses Beratungsgespräch oder kontaktieren Sie uns für weitere Informationen. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen zu zeigen, wie DocuWare Ihre Geschäftsprozesse mit Digitalisierung und Automatisierung revolutionieren kann.