JobRouter Workflow Management

JobRouter ist eine sehr leistungsfähige webbasierende Workflow-Suite, mit der Sie auch komplexe, standortübergreifende Geschäftsprozesse realisieren können.

JobRouter funktioniert auch “autark”, d.h. unabhängig von DMS-, Archiv-, ERP- und CRM-Systemen. Durch seine flexible Schnittstellentechnik ist JobRouter in der Lage, mit beliebigen Software-Systemen zu kommunizieren, diese letztendlich in einem Prozess zu verbinden und Daten untereinander auszutauschen! Eine weitere Besonderheit: JobRouter unterstützt sowohl dokumentbezogene Prozesse, als auch rein datenbezogene Workflows. Die Grundlage eines Prozesses muss also nicht zwingend ein (Papier-)Dokument sein! JobRouter-Workflows können auch rein auf Basis von Daten, die in prozessschritt- bzw. benutzerbezogenen Eingabemasken (Dialogen) erfasst werden, ablaufen!

Wie JobRouter genau funktioniert, erfahren Sie in diesem kurzen Video:

JobRouter überzeugt durch ein einfaches Lizenzmodell, skalierbare Web-Technologien, einfache Handhabung, automatische Dokumentation, sichere und performante Prozesse, universelle Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten, an nahezu beliebige Anwendungen.

Beispiel-Workflow: Reisekostenabrechnung

Um die Leistungsfähigkeit von JobRouter aufzuzeigen, hier als Beispiel-Workflow für “Reisekostenabrechnungen”, der komplett mit JobRouter designed und entwickelt wurde. Die nachfolgenden Screenshots zeigen die einzelnen Workflowschritte. Alle aufgeführten Workflow-Dialoge (Eingabemasken) wurden mit JobRouter designed und alle dazu notwendigen Funktionalitäten in JobRouter konfiguriert. Spezialfunktionen und die Kommunikation mit externen Datenbanken sind in JobRouter per Script abbildbar!

Einsatzbereich für diesen Workflow:

• Personalverwaltung / Finanzbuchhaltung
• Verarbeitung von Abrechnungen nach deutscher Gesetzgebung
• Anforderungen an Compliance
• Verwaltung von Spesenvorschusszahlungen

Schlüsselfunktionen:

• Erfassung aller relevanten Informationen
• Erfassung von Papierbelegen möglich
• Erfassung buchungsrelevanter Informationen durch den Ersteller möglich
• Schnittstelle in die ERP- / Buchhaltungssoftware möglich
• Schnittstelle zum Dokumenten Management System möglich

Vorteile:

• Einfache Erfassung für den jeweiligen Mitarbeiter
• Validierung der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit möglich
• Automatische Archivierung aller relevanten Dokumente möglich
• Datenerfassung über JobRouter als zentrale Prozessplattform
• Einhaltung von Freigabe- und Prüfregularien
• Vollständige Dokumentation des Prozesses

Der Beispiel-Prozess: Reisekostenabrechnung mit JobRouter

Die einzelnen JobRouter-Prozess-Schritte in der Praxis:

1. Reisekosten werden durch einen Mitarbeiter erfasst.

2. Je Spesenkategorie / -art können zusätzliche Details erfasst werden:

3. Hier die Erfassung von Bewirtungsbelegen

4. Nun können die Verpflegungspauschalen erfasst werden

5. Verteilung der Kosten -> Aufwandsumlage

6. Ergebnis der Erfassung: Die Reisekostenabrechnung als PDF-Dokument, von JobRouter erzeugt.

Natürlich ist in der Praxis der Prozess hier nicht zu Ende. Weitere Prozessschritte wären z. B. Übersichtslisten für betroffene Mitarbeiter bzw. Abteilungen, Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung etc.

Sicherlich haben Sie aber bereits den Unterschied von JobRouter zu anderen, vor allem zu rein dokumentbasierten Workflow-Systemen, wie Sie verschiedene Archiv- und ERP-Anbieter integriert haben, erkannt. Letztendlich können Sie mit JobRouter sogar eigene Anwendungen entwickeln, mit denen Sie Step bei Step und in hoher Qualität Ihre Businessprozesse abbilden!

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Unsere weiteren Webprojekte zum Thema Dokumentenmanagement, Archivierung und ECM sind:

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www.dms-ecm.de
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www.dms-optimizer.de

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Browserbasierte Anwendung

JobRouter ist browserunabhängig und ohne Arbeitsplatzinstallation sofort verfügbar.

Verkürzung der Durchlaufzeiten

Durch die Prozessoptimierung mit JobRouter werden Vorgänge beschleunigt. Parallele Bearbeitungsmöglichkeiten, Eskalationsregeln u.vm. tragen dazu bei, dass Prozesse minimale Durchlaufzeiten erreichen.

Einhaltung von Terminen und Fristen

Zeitüberschreitungen werden sofort festgestellt und lösen verschiedene Eskalationsereignisse, wie die Benachrichtigung eines Vorgesetzten oder die Zuweisung eines Schrittes an eine andere Person bzw. Rolle, aus.

Einfachheit in der Einführung, Anwendung & Modifikation

JobRouter ist in kurzer Zeit installiert und schnell in bestehende Applikationen und Abläufe integriert, wie zum Beispiel: Schnittstelle zur FiBu, ERP, Rechnungsleser oder Archiv. Das Erstellen von Prozessen oder das Ändern von bestehenden Abläufen beansprucht wenig Zeit und ist auch ohne tief greifende Programmierkenntnisse möglich.

Kontrolle & Transparenz über alle Geschäftsprozesse

Sie erhalten eine bessere Übersicht über die laufenden Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen und können jederzeit in Vorgänge eingreifen.

Verbesserung des Informationsflusses und der Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten

Informationen gehen nicht verloren, sondern gelangen auf dem schnellsten Weg an ihr Ziel. Aufgaben werden den entsprechenden Mitarbeitern automatisch zugestellt. Per E-Mail können die Mitarbeiter auch über neue Vorgänge informiert werden.

Erhöhung der Prozessqualität

JobRouter sorgt dafür, dass die von Ihnen aufgestellten Regeln für Ihre Geschäftsprozesse eingehalten werden.

Automatisierung und Entlastung

JobRouter sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf und schafft damit Freiraum für wichtigere Aufgaben.

Vermeidung zeitintensiver Recherche über den Status eines Vorgangs

Jeder Mitarbeiter kann sofort den Verlauf der von ihm bearbeiteten Vorgänge einsehen. Prozessverantwortliche verfügen über die Berechtigung alle Vorgänge einzusehen und zu überwachen.

Reduzierung der Papierbestände auf ein Minimum

Durch die digitale Abbildung und Dokumentation sinkt der Papierverbrauch und der benötigte Archivplatz deutlich.

Verbesserte Dokumentation ohne Zusatzaufwand

Jeder Vorgang wird fortlaufend dokumentiert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden (Audittrail).

Skalierbar auf Unternehmensgröße und Wachstum

JobRouter ist flexibel und somit an jede Unternehmensgröße anpassbar.

Hier die visualisierte Darstellung des Prozesses „Spesenabrechnung“ im JobRouter-Designer.