Mit dem universellen DocuWare Printer lassen sich aus nahezu jeder Anwendung Dokumente per Druck-Befehl in DocuWare importieren. Hierfür wählen Sie DocuWare Printer einfach aus dem Dialogfeld „Drucken“ der Anwendung. Während des Druckens erstellt er eine exakte Kopie des Dokuments und legt sie als PDF/A, einem speziellen Langzeitarchivierungsformat, in Ihren digitalen Briefkorb oder direkt in ein Archiv. Bei Standarddokumenten, etwa Ausgangsrechnungen, Angeboten oder Kostenvoranschlägen, werden Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen und die Dokumente damit vollautomatisch archiviert.