DocuWare – DMS + Archivierung

Mit DocuWare Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow automatisieren Sie Ihre Papierablage und beschleunigen Sie Ihre Dokumentprozesse in nur FÜNF einfachen Schritten!

>> Wie? Das erfahren Sie hier, in den folgenden 5 Ein-Minuten-Videos!

Die wichtigsten Funktionen von DocuWare DMS – ECM, kurz und übersichtlich in Textform zusammen gefasst, finden Sie weiter unten auf der Seite!

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Unsere weiteren Webprojekte zum Thema Dokumentenmanagement, Archivierung und ECM sind:

www.dms-ecm.de
www.ihr-papierloses-buero.de
www.dms-optimizer.de

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DocuWare DMS – ECM – Archivierung:
Die wichtigsten Infos und Funktionen

DocuWare ist das moderne Dokumentenmanagement-System für professionelles Enterprise Content Management. Durch den Zugriff auf die wichtigen, in Dokumenten enthaltenen Informationen optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse – zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort.

1. Mit DocuWare Dokumente erfassen

• Papierdokumente, wie Briefe, Rechnungen, Berichte, Zeichnungen, Notizen u.v.m.:
  Per Scan, mit nachfolgender Barcodeerkennung oder “Intelligent Indexing”
• MS-Office-, CAD- und andere Dateien:
  Aus der jeweiligen Anwendung heraus per “Speichern unter”, direkt ins Archiv (Explorer Integration)
• Archivieren während des Druckvorgangs:
  Mit dem Arichdrucker DocuWare-Printer. Er speichert Kopien automatisch ins Archiv.
• Massenbelege und Altbestände:
  Per Scan, Import oder Migration, mit automatischem Datenbankabgleich.
• E-Mails:
  Ganz einfach per Add-Ins für Outlook, Lotus Notes und Tobit. 

2. Geordnete und sichere Aufbewahrung

• Offene Standards für Dokumente und Indexdaten:
  Die Ablage von Dokumenten und Dateien erfolgt im PDF/A- oder Original-Format, mit zugehöriger Metaindex-Datei in XML-Format.
• Automatische Zuordnung zu Kunden, Projekten, Vorgängen:
  Per Auslesen von Indexinformationen direkt aus den Dokumenten und falls notwendig Nachindizierung / Datenbankabgleich mit externen Datenbanken auf Basis von gelesenen Schlüsselinformationen (Kundennummer, Auftragsnummer, Barcode etc.).
• Bedarfsgerechte Speichersysteme:
  Für lebende “änderbare” Dokumente (Office etc.) bis hin zu aufbewahrungspflichtigen “toten” Dokumenten (AB, LS, RG, ER etc.) werden verschiedene Speichersysteme (Festplatten, SAN, Jukeboxes und optische Laufwerke) unterstützt.
• Selbsttragende, systemunabhängige Archive:
  Speziell von Ihnen selektierte Dokumente (z. B. Dokumentarten und Zeitraum) können mit einem zugehörigen “Suchprogramm” auf CD, DVD, Blueray, USB-Stick und externen Festplatten gespeichert und auf “fremden” PC’s recherchiert werden.

3. Aufbewahrung und Zugriffssteuerung

• Gesetzeskonformer Dokumenten- und Datenzugriff:
  DocuWare stellt verschiedene Sicherheitsmechanismen für revisionssichere Archivierung bereit und erfüllt damit die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen wie Abgabenordnung (AO), GDPdU, Basel II und Sarbanes-Oxley. Aufbewahrungs- und Löschfristen können automatisch überwacht werden.
• Maßgeschneiderte Zugriffsrechte:
  Über Berechtigungskonzepte mit Gruppen, Rollen, Profilen, Archiv- und Feldrechten lassen sich Dokumentzugriffe bis auf Dokumentebene hinab zuverlässig steuern und einhalten.
• Elektronische Signatur:
  Signaturen und Zeitstempel sind in DocuWare integriert und sorgen für zusätzliche Integrität und Authentizität der Dokumente.

4. Dokumente schnell und einfach finden

• Volltextsuche:
  DocuWare liest bei der Ablage von gescannten, gedruckten und den meisten im Büro üblichen Dateiformaten die darin enthaltenen Begriffe aus und erstellt automatisch einen Volltextkatalog dazu. Domit können Sie mit DocuWare in Ihren Dokumenten, Emails und Dateien “googeln”. 
  
• Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile:
  In DocuWare können Sie Art, Umfang und Reihenfolge Ihrer Suchbegriffe je Archiv, Abteilung, Mitarbeiter frei definieren. Dokumente lassen sich untereinander verknüpfen, so dass Sie mit einer Suche z. B. alle Dokumente eines Projekts oder Auftrags finden.
• Einfache Integration in beliebige Fremdprogramme:
  Mit der Universalschnittstelle “DocuWare Smart Connect” erstellen Sie binnen Minuten “Such-Schnittstellen” zu den Anwendungen in Ihrem Hause. Per Mausklick werden dann Suchbegriffe aus Ihren Bildschirmmasken ausgelesen, im Hintergrund die Suche im Archiv gestartet und das Ergebnis als Liste und/oder Dokument angezeigt! 

5. Dokumente bearbeiten und versionieren

• Versionsmanagement:
  Mit DocuWare können Sie lebende Dokumente (z. B. in Form von Office-Dateien) automatisch oder willentlich (mit Änderungsvermerk) versionieren. Standardbenutzer sehen jeweils nur den letzten Stand eines Dokuments. Dadurch ist ausgeschlossen, dass im Unternehmen mit veralteten Arbeitsanweisungen, QM-Dokumenten, Preislisten, Prospekten, Verträgen und Vorlagen gearbeitet wird.  
• Markup, Kommentierung und Stempel:
  Über den DocuWare-Viewer, der alle gängigen Dateiformate direkt im Browser anzeigen kann, können Sie Dokumente mit Notizen, digitalen Stempeln, Textmarker, Stiftfunktionen ergänzen und bearbeiten. Alle “Anmerkungen” liegen nur auf einer Folie auf dem Dokument. Das Dokument ist dadurch weiterhin im Originalzustand verfügbar.
• Arbeiten mit E-Mails
  Mit DocuWare können Sie direkt aus Outlook heraus Emails ablegen und auch recherchieren. Abgelegte Emails werden in Outlook entsprechend gekennzeichnet. Auch für Lotus Notes, Tobit u. a. Email-Systeme sind Schnittstellen verfügbar.

6. DocuWare Workflow

• Workflow-Steuerung durch Stempel:
  DocuWare automatisiert Ihre dokumentbasierten Prozesse. Unterlagen werden automatisch zur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiter, per Email (mit Dokument-Link), per Aufgabenliste oder per Prozessdialog zur Bearbeitung vorgelegt.
• Mit Hilfe digitaler Stempel, die berechtigten Personen zugeordnet sind, kann dann z. B. der Status eines Dokuments verändert werden (neu, geprüft, gebucht, bezahlt etc.). Damit wird dann automatisch der nächste Workflowschritt angesteuert.
• Maximale Transparenz:
  Stempel enthalten im Normalfall den Benutzernamen, sowie Datum und Uhrzeit der Aktion. So wird direkt auf dem Dokument ersichtlich, wer, wann, was am Dokument gearbeitet hat, bzw. wann er das Dokument zur Berabeitung erhalten hat.

7. Entfernte Standorte und mobile User

• Archive synchronisieren:
  DocuWare unterstützt verteilte Server, deren Archive zeitgesteuert und anhand detaillierter Regeln synchronisiert werden können.
• Standortunabhängige Workflow-Prozesse:
  DocuWare erlaubt es Ihnen, von jedem beliebigen Ort, über PC, Notebook, Tablett oder Smartphone auf Ihre Dokumente zuzugreifen und an Dokumentprozessen (Workflows) teilzunehmen. Einzige Voraussetzung: Ein Browser (IE, Firefox, Chrome, Safari oder eine DocuWare-Mobil-App) und ein Internetzugang.

8. Weltweites Dokumenten-Management

• Flexible Integration und Sicherheit im Internet:
  In DocuWare lassen sich einfach beliebige Web-Konfigurationen einrichten. Dokumente lassen sich per “https” sicher abrufen, sichten und bearbeiten .
• Informations-Pool für Mitarbeiter, Kunden und Partner:
  Durch die Flexibilität und Integrationsfähigkeit der DocuWare-Web-Architektur lassen sich benutzerspezifische Informationen für Mitarbeiter und Geschäftspartner schnell und einfach über das Web zur Verfügung stellen.

9. DocuWare Konfiguration

• Zukunftssichere Architektur:
  DocuWare arbeitet mit einer Multi-Tier-Architektur. Die einzelnen Server-, Client- und Infrastrukturkomponenten kommunizieren über Standardprotokolle (http / https, TCP/IP). Dies sorgt für maximale Sicherheit und Skalierbarkeit.
• Zentrale Administrations-Suite:
  Mit DocuWare lassen sich Archiv-Server, Benutzer, Rechte, Workflows zentral administrieren.
• Skalierbarkeit:
  DocuWare-Serverdienste können für Lastverteilung und optimale Performance auf mehrere Rechner verteilt werden.
• Sicherheit:
  DocuWare bietet ein hohes Maß an Sicherheit vor unberechtigtem Dokumentenzugriff, Schutz vor Manipulation und eine detaillierte Protokollierung aller Systemaktivitäten  und -änderungen.
• Zusatzmodule:
  Für DocuWare stehen verschiedene Zusatzmodule und Schnittstellen zu Standard-Software (z. B. SAP, Navision…) zur Verfügung, die modular hinzugefügt werden können. So lässt sich DocuWare oft sehr einfach an bestehende Anwendungen anbinden oder per offener Programmierschnittstellen sogar in diese integrieren.