Die Basis für die GDPdU wurde bereits im Jahr 2000 mit der Erweiterung der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) gelegt. Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Un­terlagen) selbst wurden mit dem BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 an die Finanzverwaltungen der Länder veröffentlicht. Sie sind seit dem 1.1.2002 in Kraft. Seitdem wurde eine Menge Literatur produziert und auch Lösungsansätze propagiert.

Eine erschöpfende Auswahl finden Sie unter
www.voi.de
und unter
www.elektronische-steuerpruefung.de.

Mit beiden Stellen sowie mit der OFD München arbeiten wir über den UnITeK-Verband eng zusammen. Das Ergebnis unserer eigenen Recherchen und der Auswertung einer Vielzahl von Kommentaren und Stellungnahmen des BMF können Sie hier abrufen ( Download ).

Außerdem haben wir für Sie eine ausführliche Information zur GDPdU-konformen Archivierung von EDIFACT-Dateien zusammengestellt.

Die GDPdU betreffen die Archivierung von digitalen Daten, in der Regel nicht die Archivierung von Dokumenten. Die Daten entstehen in den betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen der Unternehmen oder werden darin verarbeitet. Unternehmen, welche Dokumente per EDI austauschen, müssen sowohl Dokumente als auch Daten (elektronisch) archivieren.

Wenn Sie Ihre Anwendungsprogramme (ERP, Fibu, Faktura, Lohn, AnBu usw.) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist - in der Regel 10 Jahre - in Betrieb halten und die Daten darin unveränderbar vorhalten und auswerten können, erfüllen Sie die wichtigsten Bestimmungen der GDPdU. Wenn Sie das nicht können bzw. nicht alle Ihre Programme das zulassen, müssen Sie andere Lösungen suchen. Den Ansatz dazu finden Sie in unserem Dokument.

Analyse und Beratung- Ihre System-Basis; was müssen Sie tun, gegebenenfalls in Abstimmung mit Ihrem steuerlichen Berater; Implementieren von Alternativ-Lösungen, falls Ihre Systeme nicht GDPdU-konform sind;