E-Mails: Fluch oder Segen?

In den letzten Jahren ist die Welt dank der E-Mails näher zusammengerückt. Zunehmend gelangen Verträge, Angebote,Briefe u.s.w. binnen Sekunden an Empfänger, die teilweise tausende von Kilometern entfernt sind. Große Empfängergruppen können zeitgleich mit Informationen versorgt werden, der Kommunikationsfluss innerhalb von Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern wird wesentlich erleichtert. Aber wohin mit dieser Vielzahl an elektronischen Nachrichten? Weniger als ein Fünftel der Unternehmen macht sich Gedanken über die Aufbewahrung von E-Mails. Kaum ein Unternehmen hat eine eigene E-Mail-Policy implementiert. Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren,ordnungsgemäß zu speichern bzw. zu archivieren wird immer dringlicher.
?? Problemzone Speicherkapazität Die zunehmende Flut an E-Mails und deren Anhänge überschwemmt die Posteingangsfächer von Mitarbeitern, die täglich im Durchschnitt ein bis eineinhalb Stunden damit beschäftigt sind, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was passiert, wenn die Postfächer und der E-Mail- Server an ihre Grenzen stoßen? Wenn das Mail-Volumen nicht mehr vom Administrator gesichert werden kann? Eine Beschränkung der Postfachgröße seitens des Administrators zwingt den Anwender indirekt, E-Mails zu löschen, was das Risiko in sich birgt, geschäftsrelevante Informationen für immer zu verlieren. Auch die Auslagerung von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke bietet nur eine kurzfristige Lösung. Sie hat den großen Nachteil, dass die Nachrichten nicht automatisch gesichert werden können oder ebenfalls das Backup des Netzwerkes belasten. Der letzte Ausweg scheint der Ausdruck von Mails zu sein und deren Ablage in Papierform in Aktenordnern, was allerdings sämtliche Vorteile eines elektronischen Kommunikationsmediums zunichte macht. Egal wie man das Problem Datensicherung und Speicherkapazität zu bewältigen versucht, eines steht fest: E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Aufbewahrung von E-Mail-Objekten konzipiert.

Nutzen durch DocuWare

Revisionssichere Archivierung von E-Mails
?? Kein Verlust von geschäftsrelevanten Daten
?? Vermeidung von Informationsinseln
?? Entlastung von E-Mail-Systemen

Ablegen und Finden - Systematische Ablage im Dokumenten-Pool DocuWare -

DocuWare - Software für integriertes Dokumenten-Management Das DMS DocuWare vereint Dokumente beliebigen Formats und jeglicher Herkunft in einem zentralen Dokumenten-Pool - etwa Belege, Briefe, Listen, Protokolle, Dateien oder E-Mails. Mit DocuWare lassen sich diese Dokumente scannen, verschlagworten, senden, anzeigen, bearbeiten, drucken, faxen und mailen. Via Internet kann weltweit und rund um die Uhr auf das zentrale Archiv zugegriffen werden.

Anwendungen, Compliance-Anforderungen

Elektronische Information wird zunehmend der papiergebundenen Information rechtlich gleichgestellt. So können z. B. per E-Mail Verträge geschlossen werden, oder E-Mails haben vor Gericht volle Beweiskraft erlangt. Diese Gleichstellung des elektronischen Datenaustausches mit der bisher üblichen Papierkorrespondenz ist in einer Reihe von Gesetzen und Verordnungen verankert. Vorreiter für diesen Trend waren die USA mit dem Sarbanes-Oxley Act (SOX oder SOA), der die Transparenz, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit von Finanzdaten börsennotierter Unternehmen regeln soll. Auch in Deutschland gibt es ein Reihe von Compliance- Anforderungen, z. B. HGB, AO (Abgabenordnung), GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ebenso wie Basel II. Alle diese Gesetze und Verordnungen haben einen direkten Einfluss auf die Verwaltung von E-Mails. Trägt z. B. eine E-Mail eine Elektronische Signatur entspechend dem Signaturgesetz, ist sie als rechtsverbindliches Original zu betrachten und dementsprechend zentral zu verwalten und langfristig zu sichern. Ebenso müssen steuerlich relevante, per E-Mail verschickte Informationen laut GDPdU in digitaler Form aufbewahrt werden, um einen unmittelbaren bzw. mittelbaren Zugriff seitens der Steuerbehörden langfristig (sechs bzw. zehn Jahre) sicherzustellen. Kaum ein Unternehmen oder eine Organisation wird sich in Zukunft dem "Compliance- Druck" entziehen können und wird sich daher mit der Archivierung von E-Mails auseinandersetzen müssen. Nutzen durch DocuWare Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie sämtliche gesetzliche Anforderungen und sind so bestens für Steuerprüfungen, eventuelle Streitfälle vor Gericht u.s.w. gewappnet.

Informations-Insel E-Mail?

E-Mails und die darin transportierten Informationen sind für ein Unternehmen zu wichtig, als dass sie in persönlichen Postfächern verbleiben. Aber wie sieht es in der Praxis aus? In der Regel werden E-Mails heute als Privateigentum des einzelnen Mitarbeiters angesehen und unterliegen dem Postgeheimnis, falls keine E-Mail-Richtlinie existiert. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist und man keinen Zugriff auf dessen Mailbox hat, oder er das Unternehmen verläßt und z. B. sämtliche elektronische Kundenkorrespondenz gelöscht hat? Dem Unternehmen gehen wertvolle Informationen verloren, die im Streitfall nicht mehr als Beweismaterial verwendet werden können. Die Lösung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen einschließlich der elektronischen Post.

Nutzen durch DocuWare

Durch die Ablage im DocuWare-Dokumenten- Pool werden geschäftsrelevante E-Mails in einen fachlichen oder sachlichen Zusammenhang mit anderen Quellen zusammen archiviert. So kann z. B. ein Vertriebsmitarbeiter sämtliche Unterlagen eines Kunden auf einen Blick einsehen, unabhängig davon, ob es sich um Briefe, Faxe oder eben E-Mails handelt. Auch die Anhänge von E-Mails, die meistens die Kerninformation enthalten, stehen jederzeit der gesamten Organisation zur Verfügung. Der verringerte Zeitaufwand für Ablage und Suche senkt nicht nur die internen Kosten, sondern verbessert durch die schnelle Auskunftsbereitschaft auch den Service für Ihre Kunden.

E-Mail-Archivierung mit DocuWare im Überblick

?? Leichtes Wiederfinden der E-Mails sowie deren Anhänge mittels intelligenter Volltextsuche und nahzu vollautomatisch vergebenen Indexbegriffen ?? Revisionssichere Archivierung von E-Mails zur nachträglichen Rekonstruierung von Prozessen ?? Vollautomatische Archivierung von E-Mails aus E-Mail-Systemen (z. B. Outlook, Lotus Notes) ohne Mehraufwand ?? Zugriff der Mitarbeiter von außerhalb über INTERNET-SERVER auf den Dokumenten-Pool und somit auch auf die archivierten E-Mails ?? Archivierung der Mails im txt-Dateiformat, was ihre Lesbarkeit über Jahre hinweg garantiert ?? Keine überquellenden Postfächer und überlasteten E-Mail-Server mehr ?? Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen (z. B. GDPdU) ?? Ergänzung von Indexbegriffen z.B. Firmenbezeichnung aus Adressbuch oder externen Datenquellen

Die Prozesse

Bei der Einführung der E-Mail- Archivierung stellt sich die Frage, wer archiviert wann was. Es gibt hier grundsätzlich zwei unterschiedliche Ansätze: Die dezentrale Archivierung durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz und die zentrale Archivierung am Server. Mit DocuWare sind beide Arten möglich.

Dezentrale Archivierung am Arbeitsplatz

Diese Vorgehensweise entspricht derselben Praxis wie sie derzeit bei Papierdokumenten üblich ist. Der Mitarbeiter entscheidet selbst, welche Mail er wann archivieren will. DocuWare erweitert durch eine Anbindung an das Adressbuch oder andere Datenbanken die Mail um wichtige Informationen wie Firma oder Name. Selbstverständlich werden der Betreff, der Sender, der Empfänger und das Datum automatisch übernommen. DocuWare überwacht einen definierten Ordner in Outlook, und sobald der Anwender eine Mail in diesen Ordner schiebt, wird sie archiviert. Die Anhänge werden dabei selbstverständlich mit dem Mailtext zusammen im Archiv abgelegt und über einen zusätzlichen Volltextindex für eine spätere Suche erweitert. Falls gewünscht, wird die E-Mail dabei in Outlook gelöscht. Die Mail kann im Originalformat abgelegt werden oder DocuWare konvertiert sie in ein anderes Format.
Die erforderliche Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist in wenigen Minuten erledigt. Eine Schritt-für- Schritt-Anleitung ist vorhanden. Automatische Übernahme von relevanten Informationen einer E-Mail z. B. Empfängername, Betreff, Datum in die Ablagemaske von DocuWare Detaillierte Informationen über die DocuWare-Module ACTIVE IMPORT und CONNECT to NOTES finden Sie in den entsprechenden Datenblättern

Zentrale Archivierung am Server

Eine zentrale Archivierung am Server kann z. B. aus Produkthaftungsgründen oder wegen SOX für US-börsennotierte Unternehmen unumgänglich sein. Die Konfiguration dazu erfolgt nur am Exchange Server in Verbindung mit ACTIVE IMPORT. So wird sichergestellt, dass 100 Prozent der Mails archiviert werden. Eine automatische Unterscheidung der Mails nach "geschäftlich relevant", "privat" oder "SPAM" erfolgt durch DocuWare nicht. Selbstverständlich können SPAM-Filter und Virenscanner des Mailsystems verwendet werden. Falls keine E-Mail-Policy im Untenehmen vorhanden ist, kann das Archivieren von privaten Mails zu datenschutzrechtlichen Problemen führen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage im Internet www.docuware.com Christian Haimerl DV-Leiter, TECHNO COLOR GmbH "Ein positiver Nebeneffekt der E-Mail-Zwangsarchivierung ist, dass die Zahl unliebsamer elektronischer Postsendungen, in denen etwa Bilder und andere Anhänge ohne Nutzen hin- und hergeschickt werden, deutlich zurückgeht."

Die Praxis TECHNO COLOR

Täglich werden beim Automobilzulieferer rund tausend Belege automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Ein integriertes Workflow- System bringt mehr Transparenz in die Arbeitsprozesse und beschleunigt sie. Seit kurzem ist bei TECHNO COLOR auch die Archivierung von E-Mails Pflicht. Seit Mitte 2004 arbeiten beim niederbayerischen Oberflächenveredler zahlreiche Abteilungen erfolgreich mit Dokumenten-Management und integriertem Workflow: Geschäftsführung, Buchhaltung und Personalwesen, Einkauf, Auftragsbearbeitung, Vertrieb, Qualitätswesen, Projektabteilung, Labor, Produktion, Logistik und EDVAbteilung. Mit dem Warenwirtschaftssystem B2 von Bäurer erstellte ausgehende Belege wie Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen, Fertigungspapiere oder auch Prüfberichte des Labors sowie Daten aus einem Messdatenerfassungsprogramm gelangen automatisch ins Archiv. Aufgabe: Zugriff auf zentralen Dokumenten-Pool von allen Arbeitsplätzen aus, Workflow- Optimierung, E-Mail-Archivierung, Zeit- und Platzersparnis Lösung: DocuWare, ACTIVE IMPORT, AUTOINDEX, COLD/READ, CONTENT-FOLDER, RECOGNITION Vorteile: Transparente Arbeitsabläufe, gut funktionierende abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse,Mitarbeiter sparen sich viele Kopien, Telefonate und Laufwege, besserer Kundenservice Alle eingehenden Belege, etwa Lieferscheine oder Rechnungen, werden zur automatischen Archivierung mit einem Barcode versehen und eingescannt. Da E-Mails Geschäftsbriefen gleichgesetzt werden, gilt für sie künftig ebenfalls die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Mit DocuWare archiviert TECHNO COLOR schon seit einiger Zeit auch die elektronische Post automatisch. Der Benutzer muss jede E-Mail ablegen, ohne sie löschen zu können. Allerdings kann er selbst sinnvolle Ablagekriterien vergeben, was das Wiederfinden angesichts der Flut an elektronischer Post wesentlich erleichtert.