DocuWare 5
Integriertes Dokumenten-Management


Das neue Dokumentenmanagement-System DocuWare 5
ist die moderne Basis-Software für Integriertes Dokumenten-Management und revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente als Papier oder in beliebigen elektronischen Formaten, etwa Office-, CAD-, E-Mail-, Spool- und andere Dateien, werden automatisch verarbeitet. Sie werden von DocuWare 5 erfasst, klassifiziert, mit einem Volltextindex versehen und zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Zusätzliche Records- Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff. Erweitert um Workflow- Funktionalitäten, Web Content Management und die universellen Integrationsfunktionen stellt DocuWare 5 alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. DocuWare 5 bietet Komfort und Sicherheit. Anspruchsvolle Anwender wissen nicht nur den vollständigen Funktionsumfang zu schätzen, auch die einfache Bedienung und Administration sowie die hohe Integrationsfähigkeit und optimale Sicherheit zeichnen das neue DocuWare 5 aus.

1 Dokumente erfassen
2 Ablage geordnet und sicher
3 Records Management: Aufbewahrung und Zugriff steuern
4 Dokumente finden
5 Dokumente bearbeiten
6 Workflow
7 Verteilte Standorte und mobile Anwender
8 Web Content Management
9 Administration
  Zusatz-Module und Funktionen

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Dokumente erfassen

Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines Dokumenten-Managements hängen wesentlich davon ab, wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht werden können. Das Grundprinzip von DocuWare orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung: Dokumente gelangen zunächst in elektronische Briefkörbe, in denen sie zusammengeheftet und sortiert werden. Von dort werden sie in Archiven abgelegt. Die Archive sind der Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen für den laufenden Zugriff und für die Steuerung des Workflows über das Netzwerk zur Verfügung stehen. DocuWare verfügt über leistungsfähige Erfassungsfunktionen, die mit vielfältigen Möglichkeiten zur Automation genutzt werden können. So ist die geordnete Ablage jeglicher Dokumenttypen sichergestellt.

Papier

Briefe, kaufmännische Belege, Protokolle, Zeichnungen, Notizen und andere Papierunterlagen werden über leistungsfähige Scanner erfasst. Die Ansteuerung von einfachen Arbeitsplatzgeräten bis hin zu Hochleistungsscannern ist in DocuWare mit zahlreichen Komfortfunktionen integriert. Ebenso werden Netzwerkscanner und digitale Kopiergeräte direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden. Nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit.
Optional können beim Scannen über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden. Zusätzlich unterstützt DocuWare alle gängigen Erfassungs- und Auswertungsprogramme über universelle Schnittstellen.

Office-, CAD- und andere Dateien

Für die Erfassung von Dateien stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch Ziehen mit der Maus oder über das Import-Menü gelangen sie in die DocuWare-Briefkörbe. DocuWare kann beliebige Ordner im Dateisystem überwachen und importiert von dort neu gespeicherte Dateien in Briefkörbe oder direkt in Archive. Alle Dateiinformationen können zur Kategorisierung und Indexierung verwendet werden. Die Dateien werden so automatisch oder um manuelle Eingaben ergänzt abgelegt. Für die Microsoft Office-Programme bietet DocuWare ein eigenes Add-In, mit dem das gerade bearbeitete Dokument direkt aus Word, Excel oder PowerPoint an DocuWare-Briefkörbe oder -Archive übergeben wird. Für weitere Anwendungsprogramme bieten Drittanbieter ähnliche Funktionen. Über DocuWare TOOLKIT können individuelle Ablagefunktionen einfach integriert werden.
Alle Dateien werden unverändert im Originalformat übernommen. Für jeden Dateityp kann in DocuWare eingestellt werden, welches Programm zur Anzeige und welches zur Bearbeitung der Dateien verwendet werden soll. Als Grundeinstellung nutzt DocuWare seinen eigenen Viewer zur Anzeige und für die Bearbeitung die Einstellungen des Betriebssystems.
Alternativ bietet die Funktion TIFFMAKER die Ablage von Dokumenten über das Drucken. Aus dem Druckdatenstrom wird ein originalgetreues und unveränderliches TIFF- oder PNG-Abbild erzeugt und im DocuWare-Archiv abgelegt. Bei gleichartigen Dokumenten, etwa Angeboten oder Protokollen, werden Kategorisierung und Indexierung direkt aus dem Dokument gelesen und die Dokumente damit vollautomatisch abgelegt.

Massenbelege und Reorganisationsdaten

Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen, Journale, Berichte und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. Dabei übernimmt es entweder mit der Funktion TIFFMAKER den Druckdatenstrom des Windows-Betriebssystems oder es importiert mit dem optionalen COLD- Modul Drucker- Spooldateien anderer Herkunft. Die Druckdaten werden in Einzeldokumente zerlegt, Kategorisierung und Indexierung ausgelesen und im Archiv abgelegt. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen.
Reorganisationsdaten oder Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben für den künftigen Datenzugriff archiviert werden müssen, übernimmt DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen wieder benötigt, exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrer Ursprungsform. Für die nahtlose Einbindung der SAP-R/3-Produktfamilie und den Zugriff auf R/3- Belege auch unabhängig von SAP-Systemen bietet DocuWare eigene Module. Ebenso stellt es zertifizierte Schnittstellen zu Navision, SageKHK und vielen weiteren ERP-Systemen bereit.

E-Mail

Die wachsende Flut von E-Mails muss archiviert werden. Dies geschieht wahlweise in einem separaten E-Mail-Repository oder gemeinsam mit anderen thematisch zusammengehörigen Dokumenten und nach den gleichen Kriterien geordnet. DocuWare importiert hierzu die Mails aus Outlook/Exchange oder optional aus Notes/Domino. Absender, Empfänger, Datum, Betreff und weitere Mail- Informationen werden zur automatischen Kategorisierung und Indexierung verwendet. Personen- und Unternehmensnamen werden aus Adressbüchern oder anderen Datenbeständen ergänzt. Die Archivierung kann sowohl vollautomatisch als auch mit Bestätigung oder Korrektur durch den Benutzer erfolgen.

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Ablage geordnet und sicher

DocuWare 5 führt alle Dokumente, gleich welcher Herkunft, nach einheitlichen Kriterien im gemeinsamen Dokumenten-Pool, den so genannten Archiven, zusammen. Das gilt für kaufmännische Belege, unabhängig davon, ob gescannt oder aus der eigenen EDV übernommen, für Briefe, Pläne, Bilder und umfangreiche Dokumentationen ebenso wie für E-Mails und Office-Dateien.

Offene Standards für Dokumente und Indexdaten

Die Speicherung der Dokumentdateien im Archiv erfolgt entweder im Originalformat oder über den Druckertreiber TIFFMAKER als TIFF- oder PNG-Abbild. Zu jeder Dokumentdatei wird eine Metadatei im XML-Format abgelegt. Sie nimmt Markups, elektronische Stempel, Signaturen sowie ein Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten des jeweiligen Dokuments auf. Hauptspeicherort für die Kategorisierungs- und Indexdaten ist eine relationale Datenbank, die auf die jeweiligen Dokumentdateien verweist. Sie gewährleistet, dass alle Dokumente schnell und sicher wieder gefunden werden, bei Bedarf kann sie um einen Volltextindex ergänzt werden.

Automatische Ordnung

Teils in der Basisversion, teils über Zusatzmodule bietet DocuWare vielfältige Möglichkeiten, Indexinformationen aus externen Quellen wie Textdateien, Datenbanken oder Adressbüchern automatisch zu integrieren und damit die korrekte Kategorisierung und Indexvergabe zu vereinfachen.

Bedarfsgerechte Speichersysteme

Die DocuWare 5- Archive speichern Dokumente vom Stadium der Erfassung oder Erstellung über die Bearbeitung bis zum Ende der Langzeitarchivierung. Alle gängigen Speichertechnologien werden unterstützt. einfache Festplatten- oder RAID-Systeme, CD, DVD und WORM im manuellen oder Jukebox- Betrieb sowie Content Addressed Storage (CAS) und Storage Area Network (SAN) Lösungen. Das integrierte Hierarchische Speichermanagement (HSM) sorgt dafür, dass die Dokumente entsprechend ihres Stadiums, ihrer Zugriffshäufigkeit oder der gesetzlichen Anforderungen automatisch auf das jeweils am besten geeignete Speichermedium übertragen werden.

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Records Management: Aufbewahrung und Zugriff steuern

Für die revisionssichere Archivierung stellt DocuWare 5 Sicherungsmechanismen zur Verfügung. Diese schützen Belege auf dem Weg von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung auf unveränderlichen Datenträgern und Speichersystemen. Einschlägige gesetzliche und regulatorische Anforderungen wie A0, GDPdU, Basel II und Sarbanes Oxley, werden von DocuWare erfüllt. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden automatisch überwacht. In Papierform vorliegende Akten können von der DocuWare- Datenbank einschließlich deren Lagerorte und Aufbewahrungsfristen mitverwaltet werden.

Gesetzeskonformer Dokumenten- und Datenzugriff

Die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten sind während des gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraumes über Exportfunktionen sichergestellt. Spooldaten, die über Computer Output an Laser Disk (COLD) oder Windows-Druckertreiber TIFFMAKER automatisch von den kaufmännischen Lösungen übernommen wurden, können durch das Hinterlegen von Formularvorlagen jederzeit originalgetreu reproduziert werden.

Maßgeschneiderte Zugriffsrechte

Der Zugriff auf die Dokumente wird durch ein detailliertes Berechtigungskonzept mit Gruppen, Rollen und Profilen zuverlässig gesteuert. Mitarbeiter und Prüfer, aber auch Kunden und Lieferanten bekommen dadurch nur die Dokumente zu sehen, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde. Der direkte Zugriff auf die Dokumentdateien über das Dateisystem ist nicht möglich. Protokollfunktionen erlauben auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen und es verändert hat.

Elektronische Signatur

DocuWare ermöglicht alle Formen der elektronischen Signatur: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sowie Zeitstempel und Handschrift- Signaturen. Sie sind nahtlos in das DocuWare- System integriert und damit für jeden Anwender nutzbar. So werden Integrität der Dokumente und Authentizität der Bearbeiter zusätzlich gesichert.
Mit seinen umfassenden Sicherheitsfunktionen unterstützt DocuWare 5 die Gewährleistung der Compliance im Unternehmen.

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Dokumente finden

Nur wenn die gesuchten Informationen im Dokumentenmanagement-System schnell gefunden werden, ist dessen Akzeptanz durch die Mitarbeiter gesichert. DocuWare macht es dem Anwender einfach und bequem: Suchbegriffe werden als Ganzes, als Teile und in Kombination eingegeben oder in Auswahllisten selektiert. Kategorie- und Volltextsuche können kombiniert werden. In jedem Fall steht das Ergebnis in Sekundenbruchteilen als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Auch die Darstellung eines Archivs in hierarchischer Baumstruktur wird unterstützt.

Suche im Volltext

Der leistungsfähige DocuWare- Volltextindex kann mit allen unterstützten Datenbanksystemen kombiniert werden. Er nimmt auch Begriffe aus allen gescannten Dokumenten auf. Die Suche im Volltext ist mit Trunkierung vor und nach Begriffen, z.B. nach "*ablage" möglich. Fundstellen werden im DocuWare- Viewer farblich markiert.

Aufgabenspezifische Such- und Ablageprofile

Der Administrator kann zentral für ein und dasselbe Archiv unterschiedliche Such- und Ablagemasken sowie Ergebnislisten definieren. Bei der Maskendefinition wird bestimmt, welche Felder für die Eingabe zur Verfügung stehen und welche gegebenenfalls fest vorbelegt werden. Die unterschiedlichen Masken können dann einzelnen Benutzern oder Rollen zugewiesen werden. Der Benutzer arbeitet entweder mit einer Maske, die er für seine spezifische Arbeit mit DocuWare braucht. Oder es werden ihm direkt im Hauptfenster mehrere Masken für das jeweilige Archiv zur Auswahl geboten. Wiederholte Zugriffe oder die Ablage bestimmter Dokumentarten wie Verträge oder Protokolle, werden dadurch vereinfacht.

Integration in andere Programme

Auch direkt aus anderen Anwendungen heraus sind der Zugriff und die Anzeige von Dokumenten möglich. DocuWare bietet hierfür ein über Menüs konfigurierbares LINK-Modul, ein TOOLKIT mit C-DLLs und COM-Objekten, Browser- Integration und eine SAP-Schnittstelle. Weitere spezifische Schnittstellen zu ERP- und anderen Lösungen werden von Partnerunternehmen angeboten.
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Dokumente bearbeiten

Für die Arbeit mit "lebenden Dokumenten" stehen in DocuWare 5 umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Versionsmanagement

In DocuWare abgelegte Dokumente können mit dem jeweils zur Erstellung verwendeten Programm bearbeitet werden. Je nach Profileinstellung geschieht dies direkt im Archiv oder nach vorigem Check-Out des Dokuments. Bei einem Check-Out wird die genutzte Version im Archiv für die Bearbeitung durch andere gesperrt und beim Wiedereinbringen in das Archiv eine neue Version angelegt. Die alten Versionen bleiben zur Kontrolle und Nachverfolgung erhalten.

Markup, Kommentierung und Stempel

Der DocuWare-Viewer bietet leistungsfähige Werkzeuge zur Bearbeitung von Dokumenten: Textnotizen und Kommentare, Freihand-Markierungen, Textmarker-Hervorhebungen und Stempel können auf nahezu allen Dokumentformaten angebracht werden. Dabei werden die Dokumente selbst nicht verändert. Alle Elemente werden als "Overlay" wie auf eine Folie gedruckt und separat gespeichert. Stempel können zur Fixierung und Freigabe von Dokumenten eingesetzt werden und dabei elektronische Signaturen integrieren. Über einen Tablet-PC werden handschriftliche Notizen und Signaturen komfortabel mit dem Stift erfasst.
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Workflow

DocuWare hilft dabei, dokumentbasierte Unternehmensprozesse zu automatisieren. Unterlagen gelangen gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Durch die Verwendung der integrierten Stempel und der Joblisten des Moduls CONTENT-FOLDER ist die Konfiguration von Prozessen sehr einfach.

Steuern über Stempel, Formulare und von außen

Die Steuerung des Workflows erfolgt über einfache Genehmigungs- und Ablehnungsstempel oder über Formulare, die mit Stempeln verbunden sind. Das Setzen eines bestimmten Stempels und die in einem Formular eingetragenen Werte bestimmen den nächsten Schritt im Workflow. Es wird definiert, wer das Dokument als Nächstes erhalten soll. Die Verwendung von Stempeln zur Prozesssteuerung ist der Papierbearbeitung nachempfunden und erleichtert die Anwendung für den Benutzer. Dolkumentstati können auch automatisiert über das DocuVVare-Modul AUTOINDEX oder über das Programmier- Toolkit gesetzt werden. Damit beeinflussen externe Programme einzelne Workflowschritte.

Flexible Joblisten

Die Joblisten werden mit CONTENT- FOLDER definiert. Als Bearbeitungslisten enthalten sie alle Dokumente, die für die jeweilige Person gerade zur Bearbeitung anstehen. Als Überwachungslisten bieten sie einen Überblick über die Dokumente, die zum Beispiel auf Genehmigung durch andere warten.

Maximale Transparenz

In DocuWare zeichnen sich Workflows neben der einfachen Benutzung vor allem durch hohe Transparenz aus. Jeder über einen Stempel und dessen Formular gesteuerte Prozessschritt wird durch einen entsprechenden Stempelaufdruck im Schriftstück dokumentiert, automatisch mit Datum und Benutzername. So ist der gesamte Prozess - wie bei Papierprozessen - im Dokument selbst abgebildet und von jedem auch ohne Workflow-Kenntnisse nachvollziehbar. Je nach internen Richtlinien kann die Darstellung der Stempel und anderer Notizen bei Anzeige und Ausdruck erzwungen oder unterdrückt werden.
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Verteilte Standorte und mobile Anwender

Der Online-Zugriff auf Dokumente über Standortgrenzen hinweg gehört zu den wesentlichen Vorteilen des elektronischen Dokumenten-Managements. Das DocuWare 5 Client-Programm kann mit vollem Funktionsumfang über das Internet weltweit auf Archive und Dokumente in der Zentrale zugreifen. Hierzu muss lediglich die richtige IP-Adresse am Client-PC konfiguriert werden.

Archive synchronisieren

Zusätzlich können Archive unterschiedlicher Standorte miteinander synchronisiert werden. Anhand feingliedriger Regeln wird beispielsweise eingestellt, welche Dokumente eines Archivs in der Zentrale beim nächtlichen Synchronisationslauf auf das Archiv einer Niederlassung synchronisiert werden. So arbeiten Zentrale und Niederlassung sehr komfortabel mit den gleichen Dokumenten bei minimalen Antwortzeiten und ohne Belastung von Standleitungen. Zweigstellen und Tochtergesellschaften im In- und Ausland lassen sich so optimal in das Dokumenten-Management integrieren.

Offline- Betrieb mit dem Laptop

Die gleiche Synchronisationstechnik nutzt DocuWare, um mobile Benutzer mit Laptop-PCs einzubinden. Der Außendienst hat immer sämtliche Unterlagen seiner Kunden auf aktuellem Stand dabei. E-Mails oder andere Dokumente, die der Außendienstmitarbeiter selbst erstellt, archiviert er in seinem Laptop- Archiv. Sie werden bei der nächsten Synchronisation automatisch in die Zentrale übertragen und stehen dort dem Innendienst zur Verfügung. Dadurch, dass Innen- und Außendienst über die gleichen vollständigen Informationen verfügen, verbessern sich Kundenservice und Mitarbeiterzufriedenheit. Auch Workflow- Prozesse lassen sich auf mobile Benutzer ausdehnen.

Workflow -Prozesse standortunabhängig

Die neue DocuWare 5- Architektur macht es einfach, dokumentbasierte Prozesse auf Home-Offices oder andere entfernte Arbeitsplätze auszudehnen. Sogar mobile Benutzer werden mit eingebunden: Die Genehmigung von Angeboten oder die Freigabe von Rechnungen kann offline auf dem Laptop erfolgen. Bei der nächsten Synchronisation wird der Workflow-Schritt automatisch an die Zentrale übergeben. Dort wird der zuständige Mitarbeiter von DocuWare zur weiteren Bearbeitung aufgefordert. Die Effizienz im Vergleich zu papiergesteuerten Abläufen wird insbesondere durch die Einbeziehung entfernter Arbeitsplätze und mobiler Benutzer in die elektronische Prozesssteuerung deutlich erhöht.
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Web Content Management

Mit dem Modul INTERNET-SERVER garantiert DocuWare den zeitunabhängigen, weltweiten Zugriff auf alle Dokumente über beliebige Webbrowser.

Flexible Integration

Die Web-Architektur von DocuWare zeichnet sich durch besondere Integrationsfreundlichkeit aus. Die Benutzerfunktionen für den Dokumentzugriff sind als Thin Client ausgelegt, der auf jedem Browser und unter jedem Betriebssystem läuft. Die Dialoge lassen sich über Style-Sheets und einfache HTML-Programmierung im jeweiligen Internetauftritt in Umfang und Design anpassen und in Portale integrieren. Die Server-Komponente ist auf unterschiedlichen Web-Server-Systemen lauffähig, die Funktionen lassen sich individuell anpassen.

Portale für Mitarbeiter, Kunden und Partner

Die Flexibilität und Integrationsfähigkeit der DocuWare Web-Architektur machen es sehr einfach, benutzerspezifische Informationen über das Internet bereitzustellen. DocuWare stellt damit wesentliche Funktionen zum Aufbau eines Kunden- oder Mitarbeiterportals oder zur Integration in bestehende Portale bereit: Kunden können die sie betreffenden Belege, etwa Rechnungen und Abliefernachweise, online abrufen. Mitarbeiter greifen von unterwegs oder zu Hause auf ihre eigenen Personalbelege zu. Interessenten stehen Produktinformationen jeweils aktuell zur Verfügung. Das erhöht den Service und spart Rückfragen. Ausgereifte Sicherheitsmechanismen schützen auch im Internet vor unberechtigtem Zugriff.
Die Pflege des Dokumentbestandes, der bereitgestellt oder veröffentlicht wird, erfolgt einfach mit den üblichen DocuWare- Werkzeugen zur Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten. Die Mitarbeiter benötigen daher keine besonderen Vorkenntnisse, um Informationen im Web zu präsentieren. Sie müssen nur für das DocuWare 5- System autorisiert sein.
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Administration

DocuWare zeichnete sich seit jeher durch die besonders einfache Installation und Administration des Systems aus. Obwohl sich der Funktionsumfang im Vergleich zu früheren Versionen vervielfacht hat, wurden diese Eigenschaften auch für die Version 5 erhalten. Nur so wird erreicht, dass die vielfältigen Funktionen des Dokumenten-Managements auch tatsächlich genutzt werden.

Zukunftssichere Architektur

DocuWare 5 verfügt über eine Multi-Tier-Architektur, die Client-, Server- und Infrastrukturkomponenten unterscheidet. Benutzer-Client und Administrations- Client greifen per TCP/IP über einen Kommunikationskanal auf die Module Authentication-, Content- und Workflow- Server zu. Diese DocuWare Server-Module kommunizieren ihrerseits direkt mit den Speichersystemen, Datenbanken und Benutzerverzeichnissen. Dadurch sind die Voraussetzungen für maximale Sicherheit und einfache Skalierbarkeit des Systems geschaffen.

Zentrale Administrations-Suite

Die gesamte Administration von der Server-Bereitstellung über die Benutzerverwaltung, Archiv-Administration bis hin zur Einrichtung von Workflows, erfolgt über die zentrale DocuWare- Administration. Auch Server-Module und Benutzer an entfernten Standorten werden von ihr verwaltet. Mit der ENTERPRISE-Server-Version können mehrere Organisationen innerhalb eines Systems eingerichtet und gepflegt werden - insbesondere für den Betrieb mehrerer Mandanten in Rechenzentren.

Skalierbarkeit

Bei großen Benutzerzahlen können die DocuWare Server-Module auf mehrere Rechner verteilt werden. Durch entsprechende Lastverteilung wird die optimale Performance an allen Arbeitsplätzen gewährleistet. DocuWare bedient sich dabei vorn Einzelplatzsystem für mobile Benutzer bis hin zu verteilten Konzernlösungen stets der gleichen Komponenten und Funktionen. Dadurch bleibt die Administration einfach und übersichtlich, gerade wenn das System auf immer mehr Abteilungen und Standorte ausgedehnt wird.

Sicherheit

Allein die Basis-Architektur von DocuWare bietet ein hohes Maß an Sicherheit vor unberechtigtem Datenzugriff. Für die Authentifizierung verwendet DocuWare das Ticket-Granting-Ticket- Verfahren. Die Identifizierung des einzelnen Benutzers ist damit sowohl über das DocuWare- Login als auch beim Single-Sign-On mit automatischer Windows-Authentifizierung absolut sicher. Bei Einsatz der ENTER- PRISE-Server- Version stehen zusätzliche Sicherheitsfunktionen zur Verfügung, die hochsensible Dokumente auch vor dem Zugriff durch Systemadministratoren schützen. Die detaillierte Protokollierung aller Systemänderungen bietet zusätzlichen Schutz vor Manipulation.
DocuWare schützt optimal vor Datenverlust: Alle Kategorisierungs- und Indexdaten werden doppelt gehalten, einmal in der Datenbank und zusätzlich in den XML-Metadateien der Dokumente. Defekte Datenbanken lassen sich damit leicht wiederherstellen. Die Dokumentdateien werden je nach Einsatzszenario mit den üblichen Backup-Werkzeugen gesichert oder mit DocuWare-eigenen Werkzeugen dupliziert.
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Zusatz-Module

Ein Dokumentenmanagement-System wie DocuWare muss sich stets in ein bestehendes IT- Umfeld integrieren können. Mit DocuWare funktioniert der Daten- und Dokumentenaustausch mit Fremdsystemen optimal bei gleichzeitig minimaler Administration. Grundlage für die optimale Integration in die spezifischen Rahmenbedingungen der Anwender sind neben zahlreichen Funktionen und Schnittstellen in der Basisversion die Vielzahl von Erweiterungsmodulen, die DocuWare bereitstellt. Diese erlauben es, das System jederzeit individuellen Bedürfnissen anzupassen. Eine Übersicht über diese Zusatz- Module bietet die folgende Zusammenfassung. Detaillierte Datenblätter zu jedem Modul stehen stets aktuell im Internet auf der DocuWare- Homepage unter http://www.doeuware.com zur Verfügung.

LINK

LINK sorgt für die vollständige Integration archivierter Dokumente in vorhandene Programme. In Windows- Anwendungen zeigt LINK zugehörige, archivierte Dokumente auf Tastendruck an oder übergibt Suchbegriffe an DocuWare 5- ganz ohne Programmierung.

RECOGNITION

RECOGNITION liest sowohl Barcodes als auch Text mittels OCR aus gescannten Dokumenten aus und übernimmt die Informationen für die Indexierung der Dokumente. Die Indexbegriffe werden in vordefinierte Datenbankfelder übernommen und die Dokumente damit automatisch verschlagwortet.

ACTIVE IMPORT

ACTIVE IMPORT überwacht Ordner im Datei- oder E-Mail-System und importiert dort abgespeicherte Dateien in DocuWare- Briefkörbe und -Archive. Dokumente werden automatisch indexiert und klassifiziert. ACTIVE IMPORT unterstützt Outlook, Exchange und andere MAPI- Mailsysteme und ermöglicht die Anbindung digitaler Kopiersysteme an DocuWare.

INTERNET-SERVER

INTERNET-SERVER gewährleistet den weltweiten Zugriff auf in DocuWare archivierte Dokumente per Webbrowser im Internet oder Intranet. Die Benutzerfunktionen für den Dokumentzugriff sind als Thin Client ausgelegt, der auf jedem Browser und unter jedem Betriebssystem läuft.

TOOLKIT

Über leistungsfähige API- Schnittstellen oder OLE- Automation lassen sich wesentliche DocuWare- Funktionen aus anderen Anwendungen heraus ansteuern.

CONNECT to R/3

Mit der von SAP zertifizierten Schnittstelle CONNECT to R/3 erweitert DocuWare SAP R/3 um Funktionen zur Archivierung von Dokumenten und Daten. DocuWare 5 gewährleistet den Dokumentenzugriff auch ohne R/3 sowie die einfache Einbindung externer Scandienstleister.

CONNECT to NOTES

E-Mails und Dokumente aus Lotus Notes übernimmt und archiviert DocuWare mit Hilfe des Zusatz-Moduls CONNECT to NOTES. Mail-Informationen wie Absender oder Empfänger werden zur automatischen Kategorisierung und Indexierung verwendet. Umgekehrt übergibt DocuWare gescannte und archivierte Dokumente zur Weiterverarbeitung an Lotus Notes.

COLD/READ

COLD/READ liest und archiviert Spool -dateien von Rechnungen, Lieferscheinen, Kontenblättern und Journalen, die von EDV-Systemen zur Druckausgabe erzeugt wurden. Die Darstellung der Daten erfolgt originalgetreu durch das Hinterlegen von Formularen oder Briefbögen.

AUTOINDEX

AUTOINDEX übernimmt aus anderen Anwendungen wie beispielsweise Buchhaltungsprogrammen Informationen und übergibt sie dem Archiv als Ablage- und Suchbegriffe für Dokumente.

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Funktionen

Dokumente " Dokumente erfassen o Scannen von Papiervorlagen von A7 bis AO und größer, S/W oder farbig o Standard-Dateiformate der Bilddateien: TIFF, JPEG o Speicherbedarf gescannte A4-Seite: ca. 50 KB (S/W) o Add=in für MS Office zur direkten Ablage aus Word, Excel, PowerPoint o Import von Dokumenten aus dem Dateisystem, per Drag&Drop oder Menübefehl in DocuWare o Import beliebiger Dateien mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungsprogramms o Überwachung von Dateiordnern für automatischen Import dort gespeicherter Dateien o Automatische Archivierung von E-Mails
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BTA PrintMachine - Output-Management / Mail-Management DocuWare - Dokument-Management / Elektronische Archivierung ProSpeak / ProDicta - Spracherkennung / Sprach-Management MIRAKEL - Informations- und Wissens-Management
FormMaker Pro - Formularentwicklung und -Management DocuMatic: komplettes System für elektronische Archivierung Kuvertiermaschinen, Poststraßen, Minimailer, Maximeiler, Automeiler GDPdU: Archivierung von digitalen Daten
InnoLink: Elektronische Archivierung ohne Medienbrüche InnoFlow: Strukturieren von Arbeitsabläufe in einem Workflow InnoPreterBC: zum ganzseitigen Auslesen von 1D-Barcodes InnoIndexer: Zusätzliche Indizierung in Dokumenten, aus einem DocuWare-SQL-Archiv
InnoBaanPrint: Archivieren direkt in DocuWare EDV-BV: Print-Output- und Dokumenten-Management, Portooptimierung PrintMachine, DocuWare, ProSpeak, FormMaker, DocuMatic, Kuvertiermaschinen, Poststraßen Schnittstellen- und Filter-Programmierung, Individualsoftware, Datenübernahme und Archivierung
DocuWare 5 Doc-Vertrieb E-Mail-Archivierung